Business Operation Specialist Bucharest

Business Operation Specialist
Bucureşti
Bucharest, Bucharest, Romania

At Johnson & Johnson,  we believe health is everything.
Our strength in healthcare innovation empowers us to build a world where complex diseases are prevented, treated, and cured,  where treatments are smarter and less invasive, and solutions are personal.  Through our expertise in Innovative Medicine and Med
Tech, we are uniquely positioned to innovate across the full spectrum of healthcare solutions today to deliver the breakthroughs of tomorrow, and profoundly impact health for humanity.  Learn more at https://www.jnj.com Job Function: Marketing Job Sub Function: Events Job Category: Professional All Job Posting Locations: Bucureşti, Romania Job Description: We are seeking a Business Operation Specialist to join our Johnson & Johnson Innovative Commercial Organization in Romania. This dynamic role provides comprehensive administrative and marketing support to managers and team members within the commercial department. Key responsibilities include coordinating promotional event activities, ensuring smooth execution, and providing timely
- up on relevant matters.
You will play a vital role in keeping stakeholders informed and aligned on status updates and operational priorities. Job tasks and responsibilities: * Plan, organize and coordinate promo events such as Sales meeting, cycle meeting, Teambuilding, Bootcamps. * Check documentation in IConnect, upload files, process invoices for payment, check payment, close events. * It acts as a minute Keeper in the cycle meeting and sends the minute to the participants and their managers. * Keeps accurate records in various systems (HPR, i
Connect, Lynx), processes invoices, checks payments, Invoices,
- up, attach proof of payment in i
Connect. * Create and check the contracts for speakers for GGP and Promo Conferences, send them for signature by
- mail to medical representatives,
- up to sign them and send the billing data. * Draw up contracts for 3rd party events, such as a promotional stand, send them to the owners for signing,
- up for signing and then send the billing data. * Process invoices in HPR, check payments and attach proof of payment in i
Connect * Provides support for contract database management * Check the speakers/suppliers documentation before events are opened/closed in i
Connect * Create and send surveys for internal events and 3rd party to team members, gather the results and present them to managers. * Supports event owners in i
Connect to close events. * Active collaboration with brand managers for marketing projects, internal newsletters * Collaboration with Digital Manager for
- area digital marketing projects. Main interactions: * Internal: Dept.
Commercial, HCC, Legal, Dept.
Medical, Dept.
Digital, Business support, Finance extern, Dept Patient Centricity * External: Agency’s Interactions with people within the company in order to fulfill
-
- day tasks, which include organizing events, payments (end-to-end process) & accruals, ensuring compliance with HCC rules and policies. Interactions with external people – agencies & commercial collaborators (service providers) for organizing events, providing payment information. Other responsibilities * External: Agency’s Qualifications & Competencies: * Education: University degree required * Experience: Minimum of 2 years of relevant professional experience within the pharmaceutical industry * Languages: Advanced English (native level) and Romanian fluency * Technical Skills: + Proficiency in Microsoft Office package + Experience with SAP or similar ERP systems * Core Competencies: + Strategic thinking and strong planning & organizing abilities + Excellent communication skills + High attention to detail + Creativity and
- solving mindset + Flexibility, adaptability, and a proactive approach + Ability to work well under pressure Please note: * Applications should include a CV written in English. * This position does not include
- based incentives. Informații generale cu privire la post: Rolul presupune o gamă largă de suport administrativ si in marketing pentru managerii din departamentul comercial şi/sau personalul departamentului.
Rolul presupune monitorizarea si gestionarea activitatilor din aria evenimente promo precum si efectuarea de
- up la probleme relevante şi se va informa managerul/personalul asupra statusului. Acest job nu include stimulente în funcţie de vânzări. Sarcinile și responsabilitățile postului: * Planifică, organizează și coordoneaza evenimente promo precum Sales Meeting, Cycle Meeting, Teambuilding, Bootcamps. * Verifică documentația în IConnect, încarcă fișierele, procesează facturile pentru plată, verifică plata, inchide evenimentele. * Are rol de Minute Keeper în cadrul CVT-urilor și trimite minuta către participanți și managerii acestora. * Ține evidențe exacte în diverse sisteme (HPR, i
Connect, Lynx), procesează facturile, verifică plățile, facturile, face
- up, atașează dovada plății în i
Connect. * Crează și verifică contractele pentru speakers pentru GP-uri si Conferentieri Promo, le trimite spre semnare pe
- mail către reprezentanții medicali, face
- up pentru semnarea lor și trimite datele de facturare. * Întocmește contracte pentru Evenimente 3rd party, de tipul stand promoțional, le trimite ownerilor pentru semnare, face
- up pentru semnare și ulterior trimite datele de facturare. * Procesează facturile în HPR, verifica platile și atașează dovada plății în i
Connect * Oferă suport pentru managementul bazei de date a contractelor * Verifică documentația speakerilor/furnizorilor înainte ca evenimentele să fie deschise/închise în i
Connect * Crează și trimite Surveys pentru evenimentele interne și 3rd party către membrii echipei, adună rezultatele și le prezintă managerilor. * Oferă suport ownerilor de Evenimente din i
Connect pentru a putea închide evenimentele. * Colaborare activa cu brand managerii pentru proiecte pe marketing, Newsletters interne * Colaborare cu Digital Manager pentru proicte de digital marketing pe multiple arii. Principale interacțiuni * Interne: Dept.
Comercial, HCC, Legal, Dept.
Medical, Dept.
Digital, Business support, Finance extern, Dept Patient Centricity * Externe: Agentii Interactiuni cu persone din interiorul companiei in vederea indeplinirii sarcinilor
-
- day, care includ organizarea de evenimente, plati (end-to-end process) & accrual, asigurare respectare reguli si politici HCC. Interactiuni cu persone din extern – agentii & colaboratori comerciali (furnizori de servicii) pentru organizare evenimente, furnizare informatii plati  Other responsibilities * External: Agency’s  Calificări și Competențe: * Educație: Diplomă universitară obligatorie * Experiență: Minimum 2 ani de experiență profesională relevantă în industria farmaceutică * Limbi străine: Engleză avansată (nivel de vorbitor nativ) și fluență în limba română * Competențe tehnice: + Cunoștințe solide în utilizarea pachetului Microsoft Office + Experiență cu SAP sau sisteme ERP similare * Competențe esențiale: + Gândire strategică și abilități puternice de planificare și organizare + Abilități excelente de comunicare + Atenție ridicată la detalii + Creativitate și orientare spre soluții + Flexibilitate, adaptabilitate și o abordare proactivă + Capacitatea de a lucra eficient sub presiune Vă rugăm să încărcați CV-ul în limba engleză.