Executive Assistant Cluj-Napoca

Executive Assistant
Cluj-Napoca
Cluj-Napoca, Romania

Departament: Administrativ

Tip contract: Nedeterminat (cu perioada de proba 3 luni)

Program: Luni – Vineri, 07: 30 – 16: 00

Locatie: Sediul companiei + deplasari ocazionale

Descriere generala a rolului

Asistentul Manager ofera suport administrativ si operational conducerii si intregii organizatii, asigurand o buna comunicare interna si externa, gestionarea documentelor si a corespondentei, precum si coordonarea aspectelor logistice si de protocol.

Responsabilitati principale

• Gestionarea corespondentei, apelurilor telefonice si a documentelor interne/externe;
• Inregistrarea, arhivarea si transmiterea facturilor si documentelor catre departamentele responsabile;
• Administrarea contractelor cu furnizorii si colaboratorii (scanare, evidenta, semnaturi, arhivare);
• Coordonarea activitatilor administrative (achizitii birou, birotica, protocol, mentenanta cladire, parcul auto);
• Organizarea deplasarilor, delegatiilor si rezervarilor pentru angajati;
• Asigurarea protocolului la intalniri si mentinerea unei imagini profesionale a companiei;
• Centralizarea pontajelor, registrului de casa si documentelor administrative aferente;
• Colaborarea cu toate departamentele pentru transmiterea corecta si la timp a informatiilor;
• Respectarea procedurilor interne, regulilor de calitate, mediu, sanatate si securitate.

Cerinte:

• Studii medii sau superioare finalizate;
• Cunostinte medii/avansate de limba engleza;
• Operare PC (MS Office – Word, Excel, e-mail, baze de date);
• Abilitati excelente de organizare, planificare si comunicare, atentie la detalii, responsabilitate, atitudine pozitiva si spirit de echipa;